Lecture4: Information Technology for Professional Accountants (1)

Lecture4: Information Technology for Professional Accountants (1)

Chapter 13

13.4 Outsourcing, offshoring, and IT as a Subsidiary

·         ความเสี่ยงในการ Outsourcing

-          Shirking บริษัทOutsurcing ทำงานไม่เต็มที่

-          Poaching บริษัทOutsurcing นำApplication ที่พัฒนาให้เราไปให้บริษัทอื่นใช้ด้วย ซึ่งทำให้ความสามารถทางการแข่งขันในด้านความแตกต่างของบริษัทลดลง

-          Opportunistic repricing บริษัทOutsurcing ขอเพิ่มค่าใช้จ่ายหรือยืดอายุสัญญาให้ยาวขึ้น เนื่องจากพัฒนาโปรแกรมได้ล่าช้ากว่ากำหนด

·         Hidden Costs Of Outsourcing

-          ค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์และคัดเลือกบริษัทOutsurcing, ค่าติดต่อสื่อสาร,ค่าถ่ายโอนความรู้,การส่งบุคคลากรไปร่วมพัฒนาโปรแกรม, การส่งงานกลับเข้ามาบริษัท

·         การจัดการความเสี่ยงที่เกิดจากการOutsurcing

-          ต้องทำความเข้าใจProject อย่างถ่องแท้, แบ่งProject ใหญ่ๆออกเป็นส่วนงานย่อยๆ, ให้รางวัลพนักงานตามผลงานรายกิจกรรมหรือรายโครงการ, ทำสัญญาในระยะสั้น, ตรวจสอบ Subcontracting, Outsurcing เฉพาะส่วนงานที่มิใช่ความสามารถหลัก (CORE) ขององค์กร

·         ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงในการ Offshore Outsurcing

-          สภาวะของธุรกิจและการเมืองของประเทศที่เราจะ Offshore Outsurcing

-          ความพร้อมของโครงสร้างพื้นฐาน เช่น เครือข่ายอินเทอร์เนต

-          ความเสี่ยงอื่นๆ เช่น ความรู้ความสามารถของบุคคลากรในบริษัท Offshore Outsurcing, สภาพเศรษฐกิจ, กฎหมาย, วัฒนธรรม

·         ความเสี่ยงในการ Offshore Outsurcing

-          เทคโนโลยีใหม่ควรที่จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ, Data Security, แผนกที่เรา Offshore Outsurcing ไปแล้วเรามักจะละเลยที่จะพัฒนาระบบในแผนกนั้นๆ, การ Offshore Outsurcing อาจทำให้ข้อมูลทางธุรกิจของบริษัทรั่วไหลได้, บริษัท Offshore Outsurcing ไม่สามารถที่จะส่งมอบงานได้ตามสัญญา, Scope creep อาจมีการขยายงานระหว่างที่มีการพัฒนาระบบ

·         การประเมินผลการ Outsurcing

-          การ Outsurcing สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้เท่าไร

-          ใช้ Balanced scorecard เป็นเครื่องมือในการวัดValue of outsourcing relationship

-          Multi-vendor approach โดยการประเมินผลVendor หลายๆรายเปรียบเทียบกัน

Chapter 16: Acquiring and Developing Business, Applications and Infrastructure

16.1 The Framework of IT Application Acquisition

·         Acquisition Process of IT Application

I.                    การวางแผนและระบุความต้องการในการพัฒนาระบบภายในองค์กร

II.                  สร้างโครงสร้าง IT

III.                เลือกวิธีการ Acquisition

v  พัฒนาระบบภายในองค์กร

v  ให้vendor ทำ custom-made system

v  ซื้อระบบโดยไม่มีการปรับเปลี่ยนระบบ

v  เช่าระบบ

v  เป็น Partner กับ vendor

v  ใช้หลายวิธีร่วมกัน

IV.                ทดสอบ, ติดตั้ง, ใช้งานระบบ    

V.                  บำรุง รักษาและupdateระบบ

·         Triple constraints of IT project management

-Time, Cost, Performance

16.2 [STEP I] Identifying, Justifying, and Planning IT Systems Applications

·         Identifying IT Systems Applications

- ระบุความต้องการจาก : user, ตามคำแนะนำของ vendor, ข้อบังคับหรือกฎหมาย, Auditor, คณะกรรมการ, ผู้บริหารระดับสูง, โปรเจคที่ให้ผลตอบแทนสูง

·         IT Project Justification

- 1^st: ตอบสนองความต้องการของ user

- 2^nd: Cost-Benefit

16.3[STEP III] Acquiring IT Application: Available Options

·         Buy Option

Advantages of the “Buy” Option	Disadvantages of the “Buy” Option
มีsoftware หลากหลายให้เลือก	Software อาจไม่ตรงกับความต้องการของ User
ประหยัดเวลาในการพัฒนาระบบ	Software ปรับแต่ง เปลี่ยนแปลงยาก
ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจ้างบุคคลากรผู้เชี่ยวชาญในการพัฒนาระบบ	เนื่องจากบริษัทไม่ได้พัฒนาsoftware ขึ้นมาเอง ดังนั้นบริษัทจึงอาจไม่สามารถที่จะปรับปรุงsoftwareได้
	Software ที่ซื้ออาจไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบที่บริษัทใช้อยู่ในปัจจุบัน
	ผู้พัฒนาsoftwareที่ซื้อมาอาจไม่มีการพัฒนาsoftwareที่ซื้อต่อ หรือเลิกกิจการไป

·         Software-as –a-service (SaaS)

- เป็นการบริการแบบ Web-base และมีการupdate โปรแกรมอยู่ตลอดเวลา

-ข้อเสีย คือด้วยความที่เป็น Web-base จึงอาจไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบภายในองค์กรได้

·         In-House Development (Insourcing)

-อาจทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ

-3 วิธีตั้งต้นในการพัฒนาระบบ

v  Build from scratch เริ่มจากศูนย์ อาจพัฒนาได้ช้าแต่ก็พัฒนาให้ตรงกับความต้องการของuser ได้ดี

v  Build from components ซื้อ Software ตั้งต้นมาพัฒนาต่อ

v  Integrating applications รวมระบบเก่าและใหม่เข้าด้วยกัน

16.4[STEP III] Selecting an Acquisition Approach and Other Implementation Issues

·         6 steps ในการเลือก vendor

i.                     Set criteria

ii.                   ระบุ Potential vendors

iii.                  ประเมิน vendor และสอบถามผู้ใช้จริง

iv.           รวบรวมคะแนนที่ให้แต่ละ vendor

iv.                 ต่อรองและร่างสัญญา

v.                   ทำสัญญา service-level agreement (SLA)

·         ตารางเปรียบเทียบการ เช่า, ซื้อ, สร้าง ระบบ

RENT	BUY	Build
ทำให้โฟกัสกับธุรกิจหลักได้เต็มที่	เหมาะกับระบบที่ไม่ต้องการ integrationมากนัก	มีความเฉพาะเจาะจง(unique)
ฝ่ายสนับสนุนมีความจำกัด	ต้องมี IT Team	มีลงทุนสูง
เหมาะกับบริษัทที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา	ระบบเดิมเชื่อมต่อกับระบบใหม่ได้	มีระบบsupport ระบบใหม่เพียงพอ

16.5[STEP IV] Connecting to Databases, Enterprise Systems, and Business Partners: Integration

·         ระบบที่ต้องมีการเชื่อมต่อหลักๆ

v  Databases

v  Back-end systems เช่น ERP, CRM, KM, SCM, EDI, data warehouse

16.6 Business Process Redesign

·         Methods for Restructuring

-BPR แก้ไขเป็นรายกระบวนการหรือทั้งระบบ

v  การมีนโยบายในการเปลี่ยนแปลงระบบส่งมาจากผู้บริหารระดับสูง จะช่วยให้ BPR ประสบความสำเร็จ

v  ตัวอย่างความสำเร็จของ BPR : Single point

-BPM แก้ไขระบบโดยคำนึงถึงปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้ใช้กับระบบด้วย

16.7 Managerial Issues

·         Global & Culture

v  Offshore outsourcing

·         Ethical & Legal issues

·         User involvement is critical

v  การให้ User มีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบ จะทำให้ได้ระบบใหม่มีประสิทธิภาพและไม่เกิดการต่อต้านจาก User

·         Change management

·         Risk management

v  ต้องบริหารความเสี่ยงให้ระบบที่ต้องการเป็นไปตาม Triple constraints of IT project management คือ ส่งมอบระบบ ได้ตรงเวลา,ในราคาที่คุ้มค่า และสามารถใช้งานได้เกิดประสิทธิผลอย่างมีประสิทธิภาพ

Case3:Dollar General Uses Integrated Software

1.       Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.

*การเปิดสาขาหลายๆสาขาในต่างเมืองกัน ทำให้มีข้อมูลและภาระการเสียภาษีของแต่ละรัฐหรือแต่ละเมืองที่แตกต่างกันทั้งลักษณะการจ่าย ระยะเวลา และอัตราภาษี ทำให้ควบคุมการบัญชีการจ่ายภาษีได้ยากขึ้น

**ระบบเดิมเป็นระบบที่มีการแยกส่วนกัน ดังนั้นทำให้บริหารบุคลากรและข้อมูลส่วนตัวของบุคลากรได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ

***ระบบเดิมยังต้องใช้คนในการจับคู่ PO กับ invoice ใบรับของ และ การจ่ายเงินให้ตรงกับ invoice

2.       The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

ถึงแม้ว่าระบบ Lawson Software จะมีราคาแพงแต่ถ้ามองผลประโยชน์ในระยะยาวแล้วถือว่าคุ้มค่ามากเลยทีเดียว เนื่องระบบใหม่สามารถแก้ไขปัญหา การเสียภาษีที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐ การบริหารบุคลากร และระบบเจ้าหนี้การค้า ได้แล้วระบบยังจะช่วยเก็บข้อมูลและประมวลผลข้อมูลให้บริษัทได้ไปใช้ประโยชน์ในด้านของการส่งเสริมการขายเพิ่มยอดขายและการเงินได้อีกด้วย อีกทั้งระบบใหม่ยังจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดตั้งแผนกบุคคลและลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานในส่วนที่ระบบอำนวยความสะดวกให้หรือประมวลผลจับคู่ให้แล้ว

ดังนั้นระบบใหม่ไม่เพียงแต่ขจัดปัญหาที่เกิดขึ้นแต่ยังช่วยเสริมให้บริษัทมีการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยจึงมีความจำเป็นในการที่จะเปลี่ยนระบบให้ทันสมัย และมีลักษณะการทำงานที่เป็นองค์รวมมากยิ่งขึ้น

3.       Lawson Software Smart Notification Software (Lawson.com) is being considered by Dollar General, Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

จากการศึกษาจะพบว่า Lawson Software ให้ประโยชน์แก่ผู้ใช้ในหลากหลายด้าน ดังนี้

-การเก็บข้อมูลและการประมวลผลอย่างรวดเร็วและน่าเชื่อถือ

-เป็น Web-Base สามารถเข้าถึงได้ทุกที ทั้งพนักงานของ Dollar General เองหรือคู่ค้าของ Dollar General และเนื่องจากคู่ค้ารายย่อยๆ อาจจะไม่ได้ใช้ระบบ EDI เพราะมีราคาแพง จึงไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทผ่าน EDI ได้แต่คู่ค้ารายย่อยก็สามารถที่จะเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้ผ่านทาง Internet

-ระบบมีความยืดหยุ่นสูง โดยผู้ใช้สามารถเพิ่มหรือปรับเปลี่ยน Application ต่างๆให้เหมาะสมกับธุรกิจของตนเองมากที่สุดได้ โดยไม่กระทบประสิทธิภาพการทำงานของระบบ

ด้วยประโยชน์หลากหลายด้านที่กล่าวมาข้างต้น จึงเห็นสมควรให้ Dollar General ควรรับระบบ Lawson Software มาใช้ในบริษัท

4.       Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

Lawson Services Automation เป็นระบบ ERP (Enterprise Resource Planning System) หรือระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร ซึ่งมีองค์ประกอบหลัก 3 องค์ประกอบ ดังนี้

*Opportunity management  เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยให้บริษัทสามารถบริหารจัดการ pipeline ขององค์กรได้และช่วยคาดการณ์และแสดงรายได้ หรือคาดการณ์ศักยภาพขององค์กรได้

**Project Management เป็นฟังก์ชั่นที่ช่วยวิเคราะห์การลงทุนหรือโอกาสในการลงทุนเชิงกลยุทธ์

*** Resource Management ช่วยวิเคราะห์ resource capacity และ conduct availability searches.

นอกจากนี้ยังมีระบบสนับสนุนอย่าง Lawson’s Time and Expense and Billing features ที่จะช่วยให้ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจของบริษัทอีกด้วย ซึ่งระบบนี้น่าจะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อ Dollar General ในการตัดสินใจขยายการลงทุนหรือการตัดสินใจที่จะเปิดสาขาใหม่ เพราะระบบจะช่วยคาดการณ์ยอดขาย โอกาสความเป็นไปได้ของการลงทุน และการจัดหาทรัพยากรต่างๆ จึงแนะนำให้ Dollar General ใช้ระบบนี้ในการตัดสินใจลงทุนเปิดสาขาใหม่